شنبه ۲۹ شهریور ۱۳۹۹
چطور ایمیل‌‌‌های دریافتی‌مان را مدیریت کنیم؟

چطور ایمیل‌‌‌های دریافتی‌مان را مدیریت کنیم؟

فرض کنید مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز، حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می کنید. خواندن و جواب دادن به تمام این ایمیل ها، وقت زیادی را می گیرد و باید ساعات زیادی را پشت میز بنشینید تا به این کار روزمره رسیدگی کنید. پس، مسلم است که از پروژه ها عقب می مانید و مجبور می شوید تا دیروقت کار کنید تا به کارهای عقب افتاده برسید.

ایمیل، چنانچه از آن به درستی استفاده شود ابزار ارتباطی بسیار مفیدی است. اما ما از حجم زیاد ایمیل هایی که دریافت می کنیم و پاسخ هایی که باید به آنها بدهیم، به ستوه می آییم.

با وجود این، راه هایی برای مدیریت ایمیل ها وجود دارد که به شما کمک می کند کارایی تان را بالا ببرید. در این مقاله، استراتژی هایی را برای انجام این کار معرفی می کنیم تا از پس مدیریت مؤثر ایمیل ها برآیید.

توجه:

به خاطر داشته باشید که این استراتژی ها ممکن است برای همه کارایی نداشته باشند. بنابراین هنگام فکر کردن درباره ی مدیریت ایمیل ها، خودتان قضاوت کنید کدام استراتژی بیشترین کارایی را برای شما دارد.

بررسی ایمیل ها

برای اینکه بتوانید حجم صندوق دریافت ایمیل را در سطح قابل کنترلی نگه دارید، به طور منظم در طول روز، ایمیل های خود را بررسی کنید.

با وجود این، وقفه و حواس پرتی های مداوم ناشی از چند وظیفه ای بودن می تواند بهره وری شما را تا حد زیادی پایین بیاورد و توانایی شما را برای ورود به وضعیت «تچان» هنگام کار روی پروژه های باارزش، محدود  کند.

یک استراتژی که می توانید از آن استفاده کنید این است که در زمان های خاصی از روز که خودتان تعیین می کنید، صندوق دریافت ایمیل ها را بررسی کنید. برای مثال، می توانید اول صبح، قبل از ناهار یا آخر روز را به این کار اختصاص بدهید.

همچنین می توانید از امکانات نرم افزارهای ایمیل استفاده کنید تا پیام ها را در زمان های خاصی «دریافت» کنید تا دیگر با دریافت بی موقع آنها حین انجام کارهای دیگر، دچار حواس پرتی نشوید. اگر امکان استفاده از این نرم افزارها را ندارید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (مبنی بر دریافت ایمیل) را غیرفعال کنید.

می توانید پس از یک دوره ی طولانی کار متمرکز، یا زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین سطح قرار دارد، به خواندن ایمیل ها و پاسخ دادن به آنها بپردازید. مقاله ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» به شما کمک می کند تا تشخیص بدهید چه ساعتی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه ی زمانی تان را به درستی مدیریت کنید.

اگر نگران واکنش همکاران، رئیس یا مشتریان تان هستید که مبادا به خاطر تأخیر در جواب گرفتن از شما، ناراحت یا سردرگم شوند، به آنها توضیح دهید که زمان های خاصی از روزتان به بررسی ایمیل ها اختصاص دارد و در صورتی که خواسته ی آنها فوری است، می توانند با شما تماس بگیرند یا از پیام رسان های فوری (Instant Messaging) استفاده کنند.

نکته:

روشن است که در برخی از مشاغل، مجبورید به طور منظم صندوق دریافت ایمیل ها را بررسی کنید؛ به ویژه اگر در شغل شما از ایمیل به عنوان ابزار اصلی ارتباط استفاده می شود. در این مورد هم بر اساس تشخیص خودتان و شرایطی که دارید از این استراتژی ها استفاده کنید.

خواندن ایمیل

اگر بدون استفاده ی هوشمندانه از زمان بخواهید ایمیل هایتان را بخوانید، وقت زیادی را برای انجام این کار به هدر خواهید داد.

اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن،  کمتر از دو دقیقه وقت شما را می گیرد، ابتدا سعی کنید از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، نویسنده ی کتاب «Getting Things Done» ایجاد شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از اولویت بالایی هم برخوردار نیست. ایده ای که در پسِ این کار وجود دارد این است که اگر رسیدگی به ایمیلی کمتر از دو دقیقه وقت شما را می گیرد، بهتر است به جای اینکه ایمیل را بخوانید و جواب دادن به آن را به بعد موکول کنید، بلافاصله پس از خواندن، به ایمیل جواب بدهید.

برای ایمیل هایی که خواندن و جواب دادن به آنها بیش از دو دقیقه زمان می برد، در تقویم تان تاریخ مشخص کنید یا آنها را به فهرست انجام کارهای پیش رو اضافه کنید تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید. اغلب برنامه های ایمیل گزینه هایی دارند که با استفاده از آنها می توانید ایمیل هایی را که نیازمند پاسخ یا رسیدگی هستند، با علائمی نظیر ستاره، نشانه دار و متمایز کنید؛ بنابراین هر زمان که توانستید، از این ابزار دم دستی استفاده کنید.

مرتب کردن ایمیل ها

می توانید تصور کنید صندوق دریافت ایمیل شما خالی است؟ این تصور غیرقابل باور است! شاید داشتن یک صندوق دریافت ایمیل خالی، غیرممکن به نظر برسد؛ اما خلوت نگه داشتن صندوق دریافت ایمیل، غیرممکن نیست و باعث می شود هم نظم پیدا کنیم و هم استرس مان برطرف  شود.

برای شروع مدیریت ایمیل هایتان، یک سیستم بایگانی ساده ایجاد کنید. از طبقه بندی های جامع استفاده کنید، با عناوینی نظیر: فهرست اقدامات، فهرست انتظار، مرجع، آرشیو. اگر بتوانید کارهایتان را مطابق این دسته بندی ها جلو ببرید، به ویژه در مورد «فهرست اقدامات» و «فهرست انتظار»، آنگاه این فهرست ها به صورت غیررسمی، شبیه یک «فهرست کارهای پیش رو» می شوند.

اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کم است، می توانید به تعداد پوشه ها اضافه کنید یا از سیستم پیچیده تری کمک بگیرید. برای مثال، می توانید برای هر پروژه ای که روی آن کار می کنید، یک پوشه درست کنید یا برای هر یک از مشتریان یا نمایندگان فروش، مجموعه ای از پوشه ها را ایجاد کنید.

مزیت مرتب کردن ایمیل ها به وسیله ی ایجاد این پوشه ها این است که پیدا کردن ایمیل های گذشته آسان تر می شود. به جای اینکه کل سیستم را جست وجو کنید، می توانید به سراغ پوشه ی مخصوص آن ایمیل بروید.

ایمیل های غیرضروری

اگر به طور مرتب از منابعی مثل خبرنامه ها، وبلاگ ها و مقالات، ایمیل هایی دریافت می کنید، می توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری، فوروارد کنید یا تنظیمات را طوری انتخاب کنید که این دسته از ایمیل ها به یک پوشه ی خاص منتقل شوند.

این استراتژی ها باعث می شوند صندوق دریافت ایمیل شما خلوت شود و ایمیل ها در پوشه های خاص خودشان قرار بگیرند تا در فرصت مناسب خوانده شوند.

نکته:

نوشتن ایمیل های تاثیرگذار برای رئیس، همکاران و مشتریان شما، اهمیت زیادی دارد. این توانایی نه تنها از استرس و ناامیدی آنها کم می کند، بلکه اگر محتوای ایمیل ِ پاسخ، کوتاه و مربوط به موضوع هم باشد، جلوی اتلاف وقت شما و آنها را خواهد گرفت.

منبع: چطور

(Visited 4 times, 1 visits today)

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *